Tietosuojaseloste
Laadittu 21.12.2021, Päivitetty 12.2.2025
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Sopimusvuori ry ja sen hallinnoimat hankkeet, jatkossa Sopimusvuori ry, käsittelee jäsentensä, asiakkaidensa, hallituksen jäsenten, työntekijöidensä, vapaaehtoisten ja palvelunkäyttäjien henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään soveltuvaa lainsäädäntöä sekä toimialan itsesääntelyä, kuten esimerkiksi laki potilaan asemasta ja oikeuksista.
REKISTERINPITÄJÄ
Sopimusvuori ry
Y-tunnus: 0155524–3
Federleynkatu 19
33400 TAMPERE
PALVELUNKÄYTTÄJIEN REKISTERINPITÄJÄ(T)
Pirkanmaan hyvinvointialue,
Kanta-Hämeen hyvinvointialue
KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Sopimusvuori ry kerää ja käsittelee henkilötietoja vain niiltä osin kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat riippuen Sopimusvuori ry:n ja jäsenen, asiakkaan, hallituksen jäsenen, työtekijän tai vapaaehtoisen välisestä suhteesta.
Annetut henkilötiedot
Jäsenen, asiakkaan, työntekijän, työnhakijan, hallituksen jäsenen, vapaaehtoisen tai palvelun käyttäjän eri yhteyksissä, kuten palvelujen pariin tai työsuhteeseen tullessa, tuotetilauksen tai palvelun tilauksen yhteydessä, Sopimusvuori ry:lle antamia henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:
perustiedot, kuten nimi- ja yhteystiedot
tiedot koulutuksesta tai aiemmista työsuhteista
kuntoutusprosessiin liittyvät tiedot
tilaus ja laskutustiedot, kuten tiedot tilauksen maksajasta ja saajasta sekä heidän sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa
asiakaspalvelutiedot, kuten asiakaspalautteet, asiakaspalvelun kanssa käyty viestintä
HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUKSET JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA
Sopimusvuori ry kerää henkilötietoja jäsenyyden, asiakassuhteen ja työsuhteen hoitamiseen sekä tuotteiden ja palvelujen kehitykseen.
a) Jäsenyyden hoitaminen
Sopimusvuori ry käyttää jäsentensä henkilötietoja erilaisiin jäsenyyden hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin kuten esimerkiksi:
jäsenyyden ylläpitoon tai jäsenviestintään
laskutukseen
jäsenyyden hoitamiseksi tehtävä henkilötietojen käsittely perustuu Sopimusvuori ry:n ja jäsenen väliseen sopimukseen.
Jäsenellä on mahdollisuus vaikuttaa jäsenyyden hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai jäsenrekisterin ylläpitoon (info@sopimusvuori.fi).
b) Asiakassuhteen hoitaminen
Sopimusvuori ry käyttää asiakkaiden henkilötietoja erilaisiin asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin kuten esimerkiksi:
tuotetilausten toimittamiseen
asiakassuhteen ylläpitoon tai asiakasviestintään
asiakaspalveluun tai muuhun asiakastukeen
laskutukseen
kuntouttavan työtoiminnan ja sosiaalisen kuntoutuksen palvelunkäyttäjien tietojen kirjaamiseen Tampereen kaupungin tietojärjestelmään tai ulkopaikkakuntalaisten osalta rekisteriin tai Pirhan yleisavustustoiminnan raportointiin
Päihdepalvelujen palvelunkäyttäjien tietojen kirjaamiseen asiakstietojärjestelmään
Asiakassuhteen hoitamiseksi tehtävä henkilötietojen käsittely perustuu Sopimusvuori ry:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta tai muusta asiakassuhteen muodostavasta toimenpiteestä.
Asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa asiakassuhteen hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai kyseiseen Sopimusvuori ry:n yksikköön.
c) Työsuhteen hoitaminen
Sopimusvuori ry käyttää työntekijöiden henkilötietoja erilaisiin työsuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin kuten esimerkiksi:
palkanmaksuun
työsuhteen ylläpitoon
Työsuhteen hoitamiseksi tehtävä henkilötietojen käsittely perustuu Sopimusvuori ry:n ja työntekijän väliseen työsopimukseen.
Työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa työsuhteen hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai kyseisen yksikön vastaavaan.
d) Hallituksen jäsenten ja vapaaehtoisten yhteydenpito
Sopimusvuori ry käyttää hallituksen jäsenten ja vapaaehtoisten henkilötietoja erilaisiin yhteistyön kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin kuten esimerkiksi:
viestintään
kulukorvauksiin
Henkilötietojen käsittely perustuu Sopimusvuori ry:n ja hallituksen jäsenten sekä vapaaehtoisten väliseen sopimukseen. Uutiskirjeen tilaaminen rinnastetaan sopimukseen.
Hallituksen jäsenellä ja vapaaehtoisella on mahdollisuus vaikuttaa yhteistyön hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai jäsenrekisterin ylläpitoon (info@sopimusvuori.fi).
e) Tuotteiden ja palveluiden kehitys
Tuotteita ja palveluja kehitetään kyselyiden ja palautteiden avulla. Tutkimuksissa ja kyselyissä kerättävien tietojen tarkemmasta käyttötarkoituksesta sekä tietojen tallentamisesta kerrotaan kunkin tutkimuksen tai kyselyn yhteydessä erikseen.
Tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu Sopimusvuori ry:n oikeutettuun etuun hyödyntää tietoja asiakkaidensa ja palveluiden käyttäjien hyväksi.
Asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa asiakassuhteen hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai asiakaspalveluun (info@sopimusvuori.fi) tai kyseiseen yksikköön.
f) Työnhakijat
Sopimusvuori ry käyttää työnhakijoiden henkilötietoja erilaisiin rekrytointiprosessin kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin kuten esimerkiksi keskinäiseen yhteydenpitoon asianosaisten kanssa.
Työnhakijalla on mahdollisuus vaikuttaa asiakassuhteen hoitamiseksi tehtävään henkilötietojen käsittelyyn olemalla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, henkilöstöjohtaja Katia Laaksoon (puh 044 4554 780, katia.laakso@sopimusvuori.fi) tai asiakaspalveluun (info@sopimusvuori.fi) tai kyseiseen yksikköön.
KAUPALLISET KÄYTTÖTARKOITUKSET
Sopimusvuori ry ei käytä jäsenten, asiakkaiden, työtekijöiden tai verkkokaupan käyttäjien tietoja markkinointiin, mainontaan tai muihin kaupallisiin toimenpiteisiin. Tietoja ei siten voida hyödyntää esimerkiksi mainonnan kohdentamisessa, suoramarkkinoinnissa tai mainosten näyttämisessä kolmansien osapuolten alustoilla.
HENKILÖTIETOJEN JAKAMINEN JA LUOVUTTAMINEN
Sopimusvuori ry hyödyntää henkilötietoja niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joista on kerrottu ylempänä. Lisäksi Sopimusvuori ry voi käyttää kolmansien osapuolten palveluja, esimerkkinä palkanmaksun ja ulkoistus. Sopimusvuori ry varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistaa kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä.
Sopimusvuori ry voi jakaa tai luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Kun soveltuva lainsäädäntö velvoittaa luovuttamaan henkilötietoja. Henkilötietojen luovuttaminen voi tällöin olla tarpeen esimerkiksi viranomaisen pyynnöstä tai oikeusprosessin toteuttamiseksi.
Sopimusvuori ry voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on välttämätöntä Sopimusvuori ry:n sekä jäsenen, asiakkaan, työntekijän tai käyttäjän oikeuksien tai turvallisuuden takaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai viranomaistiedusteluihin vastaamiseksi.
Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Sopimusvuori ry ei pääsääntöisesti siirrä tai käsittele tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Jos tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistetaan henkilötietojen suojan riittävä taso soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Sopimusvuori ry säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista aiemmin määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Voimassa oleva lainsäädäntö, kuten kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö, voi kuitenkin velvoittaa säilyttämään henkilötietoja myös käsittelyn tarkoituksen päättymisen jälkeen. Tällaisissa tilanteissa säilytyksessä noudatetaan soveltuvassa lainsäädännössä määriteltäviä säilytysaikoja.
Työhakemuksia säilytetään 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta tai siitä, kun hakijan hakija on päivittynyt.
YKSILÖN OIKEUDET JA MAHDOLLISUUDET VAIKUTTAA
Sopimusvuori ry sitoutuu huolehtimaan jäsenten, asiakkaiden, työtekijöiden ja palvelunkäyttäjien yksityisyydensuojasta sekä tietosuojalainsäädännön mukaisista oikeuksista. Alla on listattu keskeisimmät oikeudet ja vaikutusmahdollisuudet henkilötietojen käsittelyyn liittyen:
oikeus päästä tarkastelemaan itseään koskevia henkilötietoja sekä oikeus vaatia korjauksia virheellisiin tietoihin.
oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista.
oikeus siirtää tiettyjä itseään koskevia tietoja henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Yllä kuvattuihin oikeuksiin liittyvissä pyynnöissä voit olla yhteydessä Sopimusvuori ry:n toimistolle, viestintä- ja markkinointijohtaja Tiina Mylläriin (puh 044 4554 780, tiina.myllari@sopimusvuori.fi) tai kyseisen yksikön vastaavaan.
TIETOTURVA
Sopimusvuori ry huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin tietoturvatoimenpitein. Henkilötietoja suojataan katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä, oikeudettomalta pääsyltä ja luovutukselta. Tietoturvallinen käsittely varmistetaan esimerkiksi rajaamalla pääsyä tietoihin ja varmistamalla, että työntekijämme sekä alihankkijamme käyttävät henkilötietoja annettujen ohjeiden ja sopimusten mukaisesti.
MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Sopimusvuori ry varaa oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi. Tietosuojaselosteen päivityksen ajankohta löytyy Sopimusvuori ry:n verkkosivuilla tietosuojaselosteen yhteydestä.